Pengertian Arsip dan Kearsipan, Fungsi, Kegunaan dan Jenisnya

Diposting pada

Pengertian Kearsipan dan Kearsipan – Salah satu kegiatan perkantoran yaitu pengelolaan informasi yang salah satunya bersumber dari arsip atau dokumen. Oleh karena itu arsip harus disimpan di kantor untuk kegiatan kantor yang selalu dikaitkan dengan arsip.

Tujuan dari pengelolaan ini agar siapapun yang berminat dapat dengan mudah mengakses arsip tersebut. Sebelum memulai pengarsipan, Anda harus terlebih dahulu memahami dasar-dasar pengarsipan.

 

Pengertian-Arsip-dan-Kearsipan,-Fungsi,-Kegunaan-dan-Jenisnya

Berikut Ini Telah Kami Kumpulkan Yang Bersumber Dari Laman https://www.berpendidikan.com/ Yang Akhirnya Saya Tuliskan Disini.

Pengertian arsip dan arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau sumber informasi yang terekam dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi dan individu sebagai bagian dari kegiatannya.

Arsip dapat berupa surat, dokumen, sertifikat, sertifikat, buku, dll. Yang dapat digunakan sebagai bukti sah dari tindakan dan keputusan. Seiring perkembangan teknologi, arsip bisa dalam bentuk video, audio, dan digital.

Selama pengarsipan, catatan kegiatan atau sumber informasi dikelola yang memiliki nilai guna yang terencana dan teratur. Kedua catatan dibuat dan diterima sehingga dapat ditemukan dengan mudah jika perlu.

Sistem pengarsipan yang diterapkan dengan sempurna mempercepat kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, lembaga, dan individu.

Fungsi arsip

Pengertian arsip dan arsip

Pengertian kearsipan menunjukkan bahwa kearsipan mempunyai dua tujuan utama, yaitu untuk menunjukkan tanggung jawab perusahaan atau untuk melaksanakan suatu perusahaan, dan tidak semua bidang pekerjaan di perusahaan atau pemerintahan dibebani dengan penyimpanan arsip yang paling tidak diperlukan.

Artikel Terkait :  Mitosis adalah: definisi, karakteristik, tujuan, fungsi, proses, contoh

Berkaitan dengan definisi kearsipan, kegiatan kearsipan tentunya juga memiliki nilai guna atas kumpulan data yang terbagi menjadi fungsi primer dan fungsi sekunder.

Fungsi utama

Kearsipan adalah nilai-nilai kearsipan yang didasarkan pada pentingnya pembuatan arsip sebagai penunjang pelaksanaan dan akhir kegiatan. Ini termasuk nilai administrasi yang digunakan, nilai finansial yang digunakan, nilai hukum yang digunakan, dan nilai ilmiah dan teknologi yang digunakan.

Fungsi sekunder

Kearsipan adalah nilai penggunaan arsip yang didasarkan pada kepentingan instansi / lembaga, perseorangan sebagai alat bukti dan tanggung jawab material. Ini termasuk nilai menggunakan bukti dan informasi.

Sedangkan fungsi kearsipan sendiri dalam Pasal 2 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 yaitu:

Fungsi dinamis

Arsip memiliki fungsi dinamis di mana file diminta secara langsung dalam proses perencanaan atau implementasi. Dengan kata lain, arsip tetap dapat digunakan secara langsung untuk kegiatan sehari-hari perusahaan.

Arsip memiliki fungsi dinamis. Dalam hal ini, arsip memiliki properti yang nilai dan artinya sering berubah. Dari fungsi dinamis tersebut, maka fungsi arsip dibedakan menjadi tiga bidang yaitu arsip aktif, arsip semi aktif dan arsip tidak aktif. Masing-masing dibedakan sesuai dengan kebutuhan pengarsipan.

Fungsi statis

Berbeda dengan catatan data dengan fungsi pendukung, catatan data berlaku untuk catatan data dengan fungsi statis yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan dan implementasi. Singkatnya, file statis tidak lagi digunakan untuk aktivitas atau aktivitas sehari-hari. Oleh karena itu, arsip statis ini merupakan kumpulan catatan data yang telah mencapai nilai abadi, terutama sebagai tanggung jawab.

Tujuan arsip

Berikut adalah tujuan dari pengarsipan yaitu:

  • Sehingga arsip tersimpan dengan baik, teratur dan aman.
  • Jika perlu, dapat ditemukan dengan cepat dan akurat.
  • Hemat waktu dan tenaga.
  • Hemat ruang penyimpanan.
  • Menjaga kerahasiaan arsip.
  • Keberlanjutan arsip.
  • Menghemat tanggung jawab untuk merencanakan, melaksanakan dan mengatur kegiatan masyarakat.
Artikel Terkait :  Perhitungannya adalah: definisi, fungsi, jenis, kursus, contoh

Sistem pengisian

1. Sistem pengisian Alfabet / Abjad

Sistem pengarsipan ini merupakan sistem penataan file yang menggunakan metode penyusunan abjad dari A sampai Z dengan mengacu pada aturan pengindeksan.

2. Sistem pengisian angka / numerik

Sistem pengarsipan ini adalah sistem pengarsipan skrip yang didasarkan pada kode numerik daripada nama orang atau entitas dan juga dikenal sebagai sistem pengarsipan buggy (karena masalahnya perlu dikelompokkan terlebih dahulu untuk menentukan nomor mana yang akan digunakan).

3. Sistem pengisian tanggal / kronologis

Sistem pengarsipan ini merupakan bagian dari sistem pengarsipan berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun, yang mana tanggal tersebut umumnya digunakan sebagai pedoman, termasuk perhatian sejak surat tersebut sampai.

Kemudian arsip atau file tersebut disusun menurut waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan atau bahkan bulanan pertahun, sesuai kebutuhan.

4. Sistem pengisian wilayah / geografis

Sistem pengarsipan regional atau geografis adalah sistem pengarsipan berdasarkan pembagian wilayah atau wilayah yang menjadi alamat pos. Surat-surat tersebut disimpan dari lokasi atau kelompok pengarsipan dan dikembalikan berdasarkan geografi / wilayah / kota surat asli dan tujuan pengiriman surat tersebut.

Alfabet atau sistem tanggal harus didukung untuk penyimpanan di bawah sistem ini. Instruksi dan folder diatur berdasarkan level item seperti topik atau angka.

5. Sistem pengisian subjek / subjek

Sistem yang dimaksud adalah sistem penyimpanan arsip berbasis masalah di mana huruf-huruf dikelompokkan dalam daftar indeks untuk mengidentifikasi masalah yang umum terjadi. Ada dua jenis sistem mata pelajaran, yaitu sistem mata pelajaran murni (dalam urutan abjad) dan sistem berorientasi mata pelajaran (berdasarkan notasi atau kode tertentu).
Jenis arsip

Ada lima jenis arsip yang umum dikenal:

Arsip dinamis

Yang dimaksud dengan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengatur kehidupan bangsa pada umumnya.
Arsip aktif

Artikel Terkait :  Model dan Desain Teras Rumah Minimalis Sederhana

Yang dimaksud arsip aktif adalah arsip dinamis yang diperlukan dan digunakan secara langsung dan terus menerus untuk penyelenggaraan administrasi.

Arsip tidak aktif

Definisi arsip tidak aktif adalah arsip dinamis, yang frekuensinya menurun untuk administrasi.

Arsip statis

Yang dimaksud dengan arsip adalah arsip yang digunakan secara tidak langsung baik untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan penyelenggaraan negara.

Arsip Replikasi

Yang dimaksud dengan arsip duplikasi adalah arsip dengan isi dan bentuk yang sama dengan arsip aslinya.

Fitur arsip

Beberapa ciri arsip adalah sebagai berikut:

  • Secara autentik, arsip berisi informasi yang sebenarnya, termasuk informasi tentang kapan dan di mana arsip dibuat / diterima, tujuan kegiatan, dan bukti kebijakan dan organisasi pembuat arsip.
  • Arsip hukum adalah proses dokumenter yang mendukung tugas dan kegiatan serta berfungsi sebagai bukti resmi pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  • Setiap arsip unik dan memiliki cerita. Itu tidak dibuat secara massal. Ketika file diduplikasi, mereka memiliki dampak yang signifikan pada pelaksanaan aktivitas.
  • Arsip tepercaya dapat dianggap dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti dan catatan hukum untuk melakukan aktivitas.

Sekian semoga pembahasan tentang pentingnya arsip dan kearsipan dapat bermanfaat dan berguna untuk anda.

Lihat Juga: Deret Geometri